Premissas importantes para guiar a gestão de projeto. Vivemos em um mundo onde os dados crescem de maneira exponencial e somos bombardeados com informação a todo momento. Fica difícil filtrar e entender o que de fato importa. É nesse ponto que a gestão de projetos e o planejamento estratégico começam. Mais que controlar escopos e prazos, é fundamental saber o que de fato é estratégico e importante o suficiente que pode ser guiado por premissas importantes para executar a gestão de projetos.

A partir do momento que temos essa premissa estabelecida, focamos em sintetizar a análise. É um passo importante para garantir que os controles implantados irão realmente gerar inteligência para o negócio. Um exemplo que sempre uso é: sobre a importância de saber quantas vezes o colaborador vai ao banheiro versus a importância de controlar a data da aprovação de um projeto legal na prefeitura. 

Ambos exemplos acontecem no ambiente da empresa, mas apenas um deles é realmente digno de atenção. Claro que esse é um exemplo  excêntrico, mas, muitas vezes as organizações se pegam querendo aplicar um microgerenciamento que mais atrapalha do que ajuda. 

Excesso de controle torna o processo lento, burocrático e gera uma quantidade de indicadores que possivelmente nem serão consultados ou são irrelevantes para a tomada de decisão. 

Outro ponto fundamental a ser levado em conta ao implantar a gestão de projetos na empresa, e que nem sempre é feito corretamente, refere-se a priorização.

Outra premissa importante: quando tudo é prioridade, nada é prioridade de verdade. A complexidade das interações no mundo atual exige dos líderes uma postura essencialista. 

Já ouviu falar sobre o essencialismo?

O essencialismo nada mais é que, uma doutrina filosófica que vem sendo amplamente disseminada nas organizações. Trata-se de ter sempre em perspectiva o que é verdadeiramente fundamental e dizer não às atividades que não são importantes. É ver claramente a diferença entre o indispensável e o desnecessário. É também a habilidade de organizar o tempo de maneira a priorizar o que deve ser mais estratégico ou gerar mais valor para a empresa. 

Nesse mundo caótico e ambíguo é uma competência fundamental. E na gestão de projetos onde várias atividades de diferentes projetos podem competir entre si, creio ser essencial. 

Só assim, o gestor de projetos pode garantir o balanceamento do escopo e uma boa alocação de equipe sem sobrecarregar ninguém, garantindo a qualidade do projeto. 

No texto emergencial x essencial feito pelo nosso CEO Roque Almeida, ele também aborda e expões sua visão sobre o tema.

Como saber quais são minhas prioridades?

Essa é uma dúvida justa e a resposta para essa pergunta muda de acordo com a empresa, o que pode ajudar em todas elas: tenha claramente quais são suas premissas. 

Pode ser o planejamento estratégico da empresa, o valor do serviço, uma jogada de marketing, ou mesmo a manutenção de uma parceria importante. O que é necessário, é que a empresa saiba (e possivelmente isso sempre fica claro através de um planejamento estratégico) o que é importante para ela a ponto de tratar aquele projeto como prioridade. 

No entanto, não adianta só definir prioridades. 

Um terceiro ponto a ser levado em consideração, é entender o nível de dificuldade que o projeto existe. Na Smart, utilizamos uma matriz de avaliação de complexidade que nos permite caracterizar um projeto como fácil, médio ou difícil. Com isso, conseguimos estimar o esforço necessário para atingir os objetivos daquele projeto. 

Seguindo essas três premissas posso garantir que não terei problemas ao realizar a gestão dos projetos? Está tudo certo? Não necessariamente. Imprevistos acontecem. Fornecedores atrasam. Clientes indecisos pedem revisões.

 No entanto, fica mais fácil contornar situações indesejadas quando a comunicação com o cliente é fluída e bem feita. 

Como conseguir a satisfação dos cliente durante o processo

Temos a quarta premissa que existe para profissionalizar o follow up com o cliente e tornar a relação mais próxima. Sendo assim, clientes mais próximos e satisfeitos, tem a maior a probabilidade de conseguirmos contornar situações indesejadas sem gerar ruído. Na Smart implantamos o Status Report, com os nossos clientes, um relatório de uma página enviado pelo whatsapp, que informa ao cliente tudo que foi feito e a previsão de execução para a próxima semana. Simples e eficiente! 

A comunicação com o cliente é importante, mas, igualmente importante é a comunicação interna. O sucesso de um projeto depende da boa relação entre as partes envolvidas e, projetos geralmente envolvem diferentes setores dentro da própria organização. Seja através de reuniões periódicas, apresentação de resultados, dashboards, ou um desenho de processos muito ajustado, essa premissa é importante para que o projeto flua sem ruídos. 

Além de tudo, o projeto precisa ser acompanhado. Mas, não adianta construir milhares de indicadores que ninguém vai ver depois. Na Smart, utilizamos o conceito de one page report. A ideia deste relatório de uma página é ser conciso e sintetizar os principais indicadores realmente importantes para a tomada de decisão.

Todas essas ideias e boas práticas funcionam isoladamente, mas a chance de sucesso aumenta muito quando tudo está alinhado com um bom planejamento estratégico. Nesse trabalho, fica claro para toda a organização qual o seu propósito e sua visão. A partir desse auto conhecimento organizacional é possível descrever objetivos estratégicos realistas e mensuráveis que estão alinhados com a cultura e o objetivo geral da empresa.  

Conseguiu identificar a importância das premissas para executar a gestão de projetos?

Com objetivos claros, é possível criar os planos de ação para cada área, dando a cada gestor, um direcionamento sobre o que fazer.  É viável definir metas claras que tornam possível medir o desempenho do time e da empresa como um todo. Estratégia não é apenas um conceito abstrato utilizado por coachs, é uma realidade a ser encarada e levada a sério. Através do planejamento a empresa pode alcançar um crescimento estável e mensurar e controlar seus resultados. 

A Smart possui todo um time capacitado para ajudar empresas que querem mudar de patamar a fazer um planejamento realista e aplicável de acordo com a realidade de cada empresa. 

Lembrando sempre que a gestão é um catalisador para uma empresa que já realiza um bom trabalho. 

Márjole Coletro

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