Gestão flexível de projetos – O impacto da descontrução e personalização em uma das áreas mais objetivas das companhias

Na última década, houve um crescimento de demanda para itens exclusivos, fruto da automação no escalonamento de produtos e serviços. Segundo estudos desenvolvidos pelo SEBRAE, os clientes estão cada vez mais exigentes e com altas expectativas em obter serviços rápidos, bem feitos e personalizados. Isto, aliado à evolução nos sistemas de busca, que traz a possibilidade de adquirir a qualquer momento um produto ou serviço perfeito para o consumidor, fez com que as empresas repensassem seus modelos na busca por maior eficiência.

Para que as empresas obtenham sucesso e acompanhem as necessidades do mercado consumidor é necessário que elas o entendam. Pensando nisso, áreas extremamente engessadas nas companhias estão se desconstruindo e encontrando novas formas de construir equipes, desenvolver metodologias e entregarem resultados com mais agilidade.

Destas importantes áreas, a de Gerenciamento de Projetos ganha destaque. Desde o desenvolvimento de uma metodologia universal até o estabelecimento de um modelo ágil de gestão, os processos são padronizados. Isto porque, um projeto deve ter prazos, qualidade, recursos e custos bem controlados. Mas, o ideal é que o melhor de ambas as metodologias consiga agrupar todas estas informações que os stakeholders (partes interessadas) dispõem, integrando os diferentes setores da empresa.

Os próprios princípios de Gestão de Projetos ditam que cada negócio deve usar apenas os processos que fazem sentido dentro de uma metodologia e não usar um modelo fechado. Dessa forma, é possível combinar mais de uma base e criar um modelo específico para cada segmento de negócios, para cada robustez, porte e modelo de gestão.

O segredo é a adaptação dos processos e a contratação de um profissional especializado em projetos, que além da técnica, tenha habilidades comportamentais para organizar, acompanhar, formar equipes e tomar decisões. Também é preciso orientação e flexibilidade para que tudo isso tenha equilíbrio e efetividade.

Portanto, as empresas devem considerar um gerente de projetos pela metáfora do juiz. Este profissional precisa ser imparcial e orientado por regras estabelecidas com a aprovação de ambas as partes. Caso sua presença seja muito solicitada, alguma coisa errada está acontecendo e, é também seu papel, alertar os responsáveis pelo jogo.

Usando como exemplo um projeto de consultoria, o “juiz do jogo” precisa estar conectado com o cliente e com a equipe técnica responsável pela execução do projeto. Se uma das partes tiver alguma objeção ou problema (principalmente de natureza técnica), é papel do gerente de projetos acompanhar a resolução do problema, e não resolver de fato. Como dito anteriormente, é preciso que sua presença seja pontual e silenciosa.

Fazendo esta análise, surge a necessidade da adaptação ou flexibilidade no modelo de gestão. Cada jogo tem suas próprias regras e elas precisam fazer sentido para quem está jogando e para quem está acompanhando.

Esta adaptação é vantajosa na perspectiva dos diferentes segmentos e portes de negócio existentes. Não é possível alcançar uma performance de alto nível em gestão de projetos em uma empresa de real estate (construção civil) da mesma forma que em uma empresa de retail (varejo). Assim como não é possível ter as mesmas regras em um jogo de futebol e um jogo de basquete, mesmo que algumas possam ser compartilhadas ou adaptadas. É preciso entender a cultura, os processos e os resultados para propor uma nova estruturação.

Olhando na mesma perspectiva, a integração das áreas precisa continuar sendo objetiva e guiada pela construção da documentação de projetos. São eles os guardiões do método e das regras estabelecidas. Apesar de parecerem burocráticos, são fatores importantes para o sucesso do projeto. Também é preciso escolher as ferramentas e sistemas adequados para cada tipo de empresa. Independente de serem sistemas complexos ou planilhas bem construídas, o destaque é a facilidade de planejamento e horizonte de atividades para os executores do projeto. Não existe receita de bolo para que uma área tão objetiva se desconstrua ou se torne mais flexível. Por isso o acompanhamento de empresas que dominam o assunto faz uma enorme diferença. É preciso uma análise crítica, apoio na escolha do profissional com o perfil adequado e metodologia personalizada para o sucesso na estruturação de Gestão de Projetos nas empresas e seus avanços.