Lorena Valladão
Gestão de Projetos: Como gerir e cumprir prazos? Lidar com prazos diariamente é uma das tarefas primordiais da área de gestão. Essa função está diretamente ligada à organização de metas e tempo de uma equipe, mas vai além disso. Quando datas não são estabelecidas ou não são cumpridas, isso representa, além de uma má organização, um importante alerta sobre o desenvolvimento do seu projeto.
A Gestão de Prazos surge por esse motivo: otimizar o tempo, a fim de elevar significativamente os níveis de produtividade do trabalho e aumentar as entregas. E assim, ter certeza sobre o andamento de cada ação desenvolvida por uma equipe ou membro de um negócio.
O que fazer para gerir prazos corretamente?
Gerir prazos nada mais é que implementar processos e metodologias para que as entregas sejam feitas com qualidade e que atinjam um índice satisfatório no cumprimento do plano estabelecido.
Aqui vão algumas dicas que contribuem efetivamente para ter controle dos seus prazos:
- Estime o tempo correto de cada atividade. Para isso, converse com o profissional responsável pela tarefa. Não escolha prazos aleatoriamente. Assim, o projeto terá credibilidade e os envolvidos terão motivação para conclusão das tarefas;
- Elaborar um cronograma onde todas as tarefas tenham visibilidade e as datas de início e término estejam estipuladas para que os envolvidos possam acompanhar o desenvolvimento do projeto;
- Trabalhar com uma margem para poder lidar com imprevistos;
- Se a tarefa for grande, separe em atividades menores, para transformar o impossível em possível. Além disso, a divisão amplia a visão sobre a tarefa, oferecendo uma maior clareza para trabalhar;
- Use ferramentas e softwares de acompanhamento a fim de facilitar a organização e execução de suas tarefas;
- Os recursos considerados no projeto devem estar realmente disponíveis. Não considere recursos em que você está prevendo a disponibilidade. Isso vale tanto para recursos financeiros quanto para recursos humanos, materiais, etc.
- Elimine distrações. Elas podem reduzir sua produtividade e eficiência;
- Inicie seu projeto o mais rápido possível. Sempre tome a iniciativa de fazer as coisas com antecedência. Não caia na tentação de achar que tem tempo de sobra;
- Monitore a execução do projeto continuamente. Assim é possível estimar se a entrega ocorrerá no prazo previsto ou não, para que você tenha tempo hábil para atuar em suas correções.
Além da produtividade: outros benefícios do gerenciamento de prazos
O cumprimento consistente dos prazos também faz com que a confiança de seu consumidor aumente, pois eles vão saber que podem contar com você! A organização demostra:
- respeito pelo seu trabalho;
- aumenta a cooperação entre as equipes;
- eleva a motivação e o sentimento de realização;
- constrói sua reputação;
- ajuda a conservar e economizar recursos;
- mantém as partes interessadas felizes;
- diminui a pressão sobre o time;
É importante apontar que, apesar de ser algo bastante desafiador, é extremamente possível construir processos realistas e consistentes para fazer suas entregas conforme o planejado.
E você? Tem alguma dica que considera fundamental? Conta nos comentários!