Thalyta Muniz

Como estruturar um organograma que forneça a visão hierárquica de uma empresa com seus custos? Um ponto crucial para uma empresa bem sucedida é ter áreas e equipes bem estruturadas, para sustentar os seus processos. Organizar e analisar continuamente essas estruturas é fundamental para que a empresa possa tomar decisões estratégicas de forma mais assertiva.

Uma ferramenta importante para entender a equipe de uma organização, os cargos existentes e suas posições hierárquicas, é o organograma, que também pode trazer uma série de análises para a tomada de decisão de um gestor.

O que é um organograma?

O organograma, em sua forma mais básica, é uma representação visual (imagem) da estrutura de cargos da empresa.

A ferramenta, normalmente, é formada por desenhos de caixas retangulares que possuem o nome do cargo e linhas que ligam uma caixa a outra. Estas caixas ficam dispostas de maneira hierárquica, indicando os cargos da empresa do mais alto para o mais baixo, sendo o mais alto na parte superior do organograma e o mais baixo na parte inferior.

A função das linhas é indicar a quem aquele cargo está ligado. Por exemplo: um analista comercial responde hierarquicamente ao gerente comercial, por isso, a caixa do analista fica abaixo da caixa do gerente, sendo ambas ligadas por uma seta.

A partir deste formato básico é possível ir incrementando informações gerenciais importantes, dependendo do objetivo da empresa.

Por exemplo, se o organograma for exibido para toda a empresa, de forma a facilitar o entendimento dos colaboradores sobre a estrutura, uma importante informação é o nome do colaborador que ocupa aquele determinado cargo no momento. Desta forma, um colaborador novo, ao entrar na empresa, pode compreender mais facilmente quem são seus colegas de trabalho e a quem ele responde.

Outro cenário é quando o gestor está em um momento de análise de equipe. Neste caso pode ser colocado, ao lado de cada cargo, o custo do colaborador para a empresa, buscando entender qual área tem maior custo.

Esse tipo de análise pode ajudar o responsável a entender, por exemplo, onde estão os gaps da estrutura da empresa ou onde há excesso de pessoas exercendo a mesma função.

Assim, pode-se perceber que o organograma possui várias funções essenciais tanto para os colaboradores, quanto para a análise dos gestores. Inclusive colaborando na tomada de decisão da empresa, quando feito de forma cuidadosa e efetiva.

Vamos falar um pouco mais sobre a visão hierárquica e os custos para a empresa ao longo deste texto.

A importância de uma equipe bem estruturada

Quando bem elaborado e analisado, o organograma pode auxiliar desde o entendimento básico da estrutura até a tomada de decisão sobre uma contratação ou demissão de colaborador.

O primeiro passo para isso é entender com profundidade os cargos da empresa e as funções que eles desempenham.

Vale lembrar que, além de saber o cargo descrito na carteira do colaborador, é importante entender as atividades que ele de fato exerce. Com estas informações bem claras e o organograma montado, é possível fazer algumas análises importantes, como: o que a empresa realmente precisa versus o que a empresa tem atualmente.

Veja outro exemplo prático:

A empresa Y precisa urgentemente aumentar suas vendas e tem um claro objetivo de fazê-lo até o final do próximo ano.

Na hora de montar o organograma, o gestor percebe que a empresa é formada apenas por um gerente comercial e o volume de trabalho no próximo ano irá aumentar. Além disso, será necessário que esse gerente foque na parte estratégica e não operacional da empresa.

Temos aqui alguns pontos relevantes para análise:

• a empresa está percebendo a necessidade de contratar um analista ou assistente comercial, por exemplo.
• o novo cargo que vai surgir exigirá uma liderança, que será o gerente comercial. Assim, no organograma, o analista vai estar ligado ao gerente.
• Será que esse gerente possui hoje capacidade de liderança para ter um subordinado? Será que esse gerente precisa de treinamento para que o organograma da empresa se altere?

Simples assim? Não! A estruturação de pessoas de uma empresa envolve uma questão muito importante: custos.

Assim, toda contratação ou demissão envolve um passivo para a empresa. Seja na rescisão, seja no novo salário do colaborador, somado aos encargos e benefícios.

Como analisar os custos?

Para estruturar um organograma que permita visualizar os custos da empresa com os colaboradores é importante entender primeiro a estrutura de salários, encargos e benefícios de cada colaborador.

Um colaborador custa para a empresa mais que seu salário combinado. Há uma série de encargos a serem pagos que variam de empresa para empresa e, muitas vezes, do regime tributário.

Além disso, existem os benefícios. Alguns são escolhidos pela empresa e outros são obrigatórios, pela lei ou pela convenção coletiva. A assertividade destas informações é essencial para uma boa análise.

O salário variável, como comissões por exemplo, pode ser tratado como uma média. Porém é necessário entender se essa média está dentro da realidade ou se existiu algum evento particular que gera elevação ou diminuição de forma brusca.

Ao entender o custo de cada colaborador e montar o organograma básico, é importante relacionar cada cargo com o custo. Existem alguns pontos essenciais para a análise, vamos falar agora sobre alguns deles.

1. Hierarquia da empresa: é um ponto valioso da análise para saber quanto a empresa gasta por cada um de seus níveis hierárquicos. É comum que em uma fábrica, por exemplo, o nível hierárquico inferior tenha grande peso, dado o volume de pessoas que trabalham no operacional e a capacidade de um gerente de comandar vários colaboradores.  Assim, pela ferramenta, é possível entender a estrutura hierárquica versus o gasto com cada nível.

• Análise setorial: é importante e deve ser relacionada à função fim da empresa ou à função objetivo para aquele momento.

Uma empresa de varejo, por exemplo, cuja atividade fim é vender, possivelmente deve ter um setor comercial, que envolve vendedores e gerentes, com um gasto maior que o setor administrativo.

Assim, a partir análises de hierarquia e setorial é possível entender melhor quais colaboradores e/ou setores estão custando mais para a empresa.

A partir daí, uma análise importante a ser feita é quais são os resultados que eles trazem. Exemplo: Será que meu gerente comercial, que é a função que mais gera gasto para a organização, está me trazendo um retorno superior ao que a empresa gasto com ele?

Assim, pode-se pensar na contratação ou desligamento de colaboradores, aumento ou diminuição de uma área, entre outras decisões.

Ao entender a necessidade e o custo da empresa, outra observação relevante é olhar para o orçamento. É necessário verificar se, de acordo com a projeção, há condição financeira da empresa fazer uma contratação ou até mesmo um desligamento.

Para isso, o setor financeiro deve entrar em cena fazendo uma análise cuidadosa.

Particularidades das empresas

É essencial ter em mente que cada empresa possui suas particularidades e necessidades de acordo com seu momento atual e com seu planejamento de curto, médio e longo prazo.

Por isso, é importante adaptar as análises de forma a obter informações cada vez mais valiosas para uma tomada de decisão assertiva!

Fale com a nossa equipe e saiba como o time Smart pode ajudar você e sua empresa.