5 Dicas para um bom controle financeiro!

Você sabia que no Brasil uma a cada quatro empresas fecham antes mesmo de completar 2 anos no mercado?! Estes foram os dados levantados por pesquisa feita pelo SEBRAE em 2016, que detectou a falha de planejamento financeiro como um dos principais fatores.

A experiência adquirida pela Smart na condução da gestão financeira de pequenas e médias empresas, nos últimos 8 anos, permitiu a compreensão do quão desafiador é o processo de tomada de decisões para empreendedores que não conseguem visualizar, com confiabilidade, os números da empresa. Não fazer uma gestão financeira eficiente pode levar o negócio ao fracasso, seja pelo fato do negócio ainda ser pequeno e não viabilizar a contratação de um profissional qualificado para gerir o financeiro, ou pela falta de conhecimento do empreendedor na área financeira.

A grande maioria destes empresários não consegue tomar decisões porque não conhece os números da sua empresa. Acreditem, saber com antecedência qual é seu fluxo de caixa para os próximos meses ou mesmo semanas faz toda diferença para se ter um bom planejamento.

Se você não sabe o que é fluxo de caixa e muito menos faz ideia do que é planejamento financeiro, não se preocupe! Preparamos este texto com 5 dicas para você mudar seus conceitos sobre finanças e conseguir tomar decisões muito mais eficazes!

DICA 1: SEGUIR O PRINCÍPIO DA ENTIDADE

O artigo 4º Resolução CFC 750/93, institui que:

“ … o Patrimônio não se confunde com aqueles dos seus sócios ou proprietários, no caso de sociedade ou instituição. ”

Traduzindo para o cenário financeiro, podemos fazer a leitura de que não se deve misturar o dinheiro que é da empresa com o dinheiro que é dos sócios.

Não é possível analisar a saúde financeira da empresa se você retira dinheiro toda semana para pagar as contas da sua casa, ou paga as contas da empresa em sua conta pessoal. Os números não vão fechar!

Então, a regra é simples: Apura-se o resultado da empresa e, só é então é feita a distribuição aos sócios, caso haja lucro.

DICA 2: ORGANIZAÇÃO

Para se alcançar a tão sonhada segurança financeira é necessário ser muito organizado.

Aposto que estão lendo este texto e se perguntando: Como ser organizado com minhas finanças se tenho tantas coisas para fazer?

Se você tem um negócio, a resposta é que você não pode fazer tudo mesmo. Por isso o primeiro passo é ter um profissional ou uma empresa especializada que faça isto para você.

A chave é ter um método e segui-lo.

Abaixo estão listados alguns itens importantes para organização do financeiro:

Check List: Planejamento de todas as rotinas e pendências em uma lista, para acompanhamento da realização das tarefas. Hoje em dia existem muitos aplicativos, inclusive, gratuitos que te ajudam a fazer isto.

Pastas organizadas por data de vencimento: Não importa se a sua estrutura financeira é de forma digital (documentos digitalizados) ou da forma convencional (documentos impressos), em todos os casos é importante manter esta organização, pois ela é essencial para a praticidade e dinamização dos processos.

– Conciliação Bancária: Consiste em comparar e validar o extrato bancário com o controle financeiro, assegurando a exatidão das informações. Apesar de parecer simples, este item é um dos mais importantes e deve ser feito diariamente.

Salvar os comprovantes de pagamento: Além da validação do extrato é muito importante salvar os comprovantes dos pagamentos realizados, pois no futuro, caso seja necessário, você terá disponível o documento que assegura a efetivação da transação.

DICA 3: SISTEMA

Agora que você tem toda a parte burocrática organizada, o ideal é que todas informações financeiras sejam lançadas em um sistema. Não é inteligente ter organização se você não tem fácil acesso as informações.

Hoje no mercado existem bons sistemas financeiros com um ótimo custo x benefício a partir de R$50/Mês, basta escolher o melhor para o seu tipo negócio.

DICA 4: RELATÓRIOS E INDICADORES

Até aqui, foi possível separar o patrimônio da empresa do patrimônio do sócio, criar organização e registrar as informações no sistema, mas temos que pensar que dados soltos não dizem muita coisa. Por isso, neste tópico, serão abordados alguns relatórios e indicadores financeiros para que você consiga fazer analises eficazes e tomar as melhores decisões para seu negócio:

– Fluxo de Caixa: Trata as entradas e saídas de caixa. Para se ter um bom Fluxo de Caixa é necessário realizar registros detalhados e fazer previsões realistas. Com este relatório é possível fazer análises de caixa semanais, mensais e até anuais para evitar surpresas.

Orçado x Realizado: feito para que as metas sejam traçadas e também para analisar se o que foi realizado estava dentro do previsto, no meio do caminho podemos descobrir que é hora de rever as metas ou que está tudo saindo como planejado.

Ponto de Equilíbrio: indicador de segurança do negócio, que identifica qual o volume mínimo de faturamento a empresa deve atingir para que que ela cumpra com suas obrigações e não tenha prejuízos.

DICA 5: FOQUE NO SEU NEGÓCIO

Coloque as 4 dicas anteriores em prática e certamente sobrará tempo qualificado para fazer o que é essencial para pequenos negócios:  focar na operação para PRODUZIR e VENDER.

Todas as áreas de uma empresa são importantes, mas cada segmento tem suas especificidades, então atente-se as suas reais necessidades e priorize as atividades chaves para alcançar bons resultados.

Uma forma de se fazer isso é ter uma pessoa competente para executar o trabalho ou mesmo terceirizar para uma empresa especialista no assunto.

Finanças é um assunto tratado como tabu para muitos empreendedores, mas com as ferramentas corretas, a empresa crescerá organizada e de forma lucrativa.

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Você acompanha a evolução financeira da sua empresa por meio de indicadores? Realiza reuniões mensais para discutir os próximos passos ou para tomar decisões? Se não faz este tipo de acompanhamento está na hora de mudar a rotina de sua gestão e gerar maior assertividade nas suas decisões. Hoje, no blog da Smart, vamos falar um pouco sobre a importância dos indicadores financeiros na gestão das empresas.

Neste artigo vamos tratar da prática do gerenciamento de indicadores financeiro, que consiste em medir, monitorar e avaliar os indicadores da empresa de modo a verificar se ela está atingindo seus objetivos e quais são as providências necessárias para corrigir algum desvio durante o processo.

Afinal, o que é indicador financeiro?

Os indicadores financeiros são informações de caráter quantitativo que traduzem a saúde financeira da empresa. Quando analisados em conjunto, eles se tornam direcionadores para o planejamento futuro de curto e longo prazo e para a tomada de decisões assertivas. A partir do momento que são definidos, mensurados, acompanhados e interpretados é possível fazer escolhas direcionadas buscando a sustentabilidade da empresa.

Pense na saúde financeira da sua empresa como sua saúde, não basta apenas ter uma boa aparência física. Um bom corpo nem sempre é um sinal de uma boa saúde. Muitas vezes, os problemas estão onde menos imaginamos ou acabam tendo consequências drásticas quando “explodem”. Por isso, é importante que sejam realizados periodicamente exames médios afim de detectar qualquer problema e diagnosticá-lo a tempo.

Assim funciona uma empresa, a saúde da empresa deve ser acompanhada periodicamente para que, caso haja algum problema, este seja sanado de forma mais rápida. Nem sempre os problemas são facilmente identificados quando não há um acompanhamento periódico, o que pode causar graves problemas.

Quando tratamos de grandes empresas, a tendência é que os indicadores financeiros sejam bem controlados e que existam pessoas especializadas na área para acompanha-los e tomarem decisões. As reuniões gerenciais são mais rotineiras e bem elaboradas. Nas pequenas e médias empresas, este controle muitas vezes é feito de forma pouco efetiva, focando-se mais no controle operacional do que no estratégico. Em alguns casos, ainda há empresas que não mensuram ou acompanham seus resultados e processos. Neste segundo caso, o perigo é eminente e a empresa pode ter problemas a qualquer momento.

Definindo os indicadores e metas

O primeiro passo para definir os indicadores financeiro é conhecer as demonstrações financeiras e os controles financeiros da empresa, pois é a partir delas que estes indicadores são calculados. Existem indicadores financeiros que são padrão e imprescindíveis para analisar a empresa, alguns exemplos seguem abaixo:

  • Lucro líquido: é um indicador gerado pelo lucro líquido da empresa dividido pela receita, ou seja, qual percentual da receita, após gastos e investimentos, foram revertidos em lucro. Caso o lucro liquido seja negativo significa que a empresa está no prejuízo, ou seja, está gastando mais que arrecadando.
  • Margem de Contribuição: dado pela receita menos os gastos variáveis, ou seja, quanto a empresa possui para arcar com seus custos fixos.
  • Margem bruta: dada pelo lucro bruto sobre a receita total, ou seja, qual é o lucro operacional que a empresa ganha para cada real em receita.
  • Margem líquida: lucro líquido sobre a receita total, ou seja, qual é o lucro líquido que a empresa ganha para cada real em receita que ela gera.
  • Ponto de equilíbrio: qual valor a empresa deve gerar de receita para ter 0% de lucro líquido, ou seja, com qual receita a empresa “empata” seu ganho e seus gastos.

Esses indicadores padrões não são suficientes para que uma empresa faça um bom controle. Portanto, periodicamente, é preciso avaliar quais informações estão faltando para a tomada de decisão e avaliar quais demais indicadores podem ser utilizados sempre criando versões melhores que a anterior.

Deve-se lembrar também que é preciso estabelecer metas a serem alcançadas para que a empresa saiba em que direção seguir. Por isso, é muito importante um planejamento prévio para que toda a empresa esteja em sintonia, pois como diz a premissa Smart nº 5, “Se você não sabe o que procura, não reconhece quando acha”. Assim, as metas são direcionadoras que levam até o objetivo da empresa.

Para definir as metas é importante ter uma visão externa e interna do negócio em questão. Os fatores externos podem envolver o mercado específico no qual o negócio está inserido, economia em geral e a sazonalidade do negócio, por exemplo. Durante um período de ascensão da economia é possível estabelecer metas mais agressivas, ao contrário de um período de crise, logo, é essencial compreender os fatores externos à organização que podem trazer influência.

Os fatores internos podem ser descritos como qualquer fator dentro da organização que interfira nos resultados financeiros, por exemplo: valor do produto vendido, estrutura fixa da organização, capacidade de produção, etc. Para estabelecer uma meta de lucro líquido, por exemplo, deve-se entender a fundo os fatores internos da organização, pois é necessário que a empresa gere uma receita que cubra os gastos variáveis e fixos da empresa, assim como os investimentos. A empresa possui capacidade de produção para produzir os produtos para gerar esta receita? Há mão de obra suficiente? Essas e outras perguntas devem ser respondidas olhando para os fatores citados antes de estabelecer uma meta.

Entender estes fatores é o primeiro passo para traçar quais serão as metas a serem alcançadas pelos indicadores que serão mensurados. Cada mercado possui uma série de particularidades, não podemos comparar, por exemplo, a margem de contribuição de uma fábrica com a de uma instituição bancária. Por isso, é muito importante conhecer a fundo o mercado para estabelecer metas que sejam SMART.

  • Specific (Específico): as metas devem ser objetivas e claras, não dando abertura para dupla interpretação.
  • Mensurable (Mensurável): deve ser traduzida em números para que possa ser mensurada sem subjetividade.
  • Attainable (Atingível):deve ser uma meta que possa ser alcançada dada a realidade da empresa.
  • Relevant (Relevante): a meta deve ser relevante para a realidade da empresa e estar de acordo com seus objetivos macros.
  • Time-Based (Baseada em um prazo): deve ter um prazo para ser alcançada, evitando a procrastinação.

Mensurando e interpretando os indicadores

Primeiramente, deve-se determinar um responsável por fechar e analisar os indicadores mensalmente e interpretá-los. Muitas vezes esta pessoa irá ter que buscar informações com outros setores para realizar uma boa análise dos números.

Os indicadores devem ser acompanhados mensalmente de forma a entender quais fatores internos e externos causaram influência no resultado dos mesmos. Por exemplo, imagine que o lucro líquido de uma empresa é sempre em torno de 10%, porém um certo mês este lucro líquido subiu para 18%. De nada adianta sabermos estes números e acompanhá-los sem analisar o porquê deste número ter tido uma divergência da média. Para isso, deve-se analisar mais profundamente o indicador e entender o que ocorreu de diferente naquele determinado mês que gerou este aumento.

Logo, a lógica é esta: traçar um objetivo para a empresa que é traduzido em metas, os indicadores devem ser mensurados e analisados periodicamente para verificar se estão alcançando os resultados esperados. Ao analisar esses valores é possível fazer simulações e enxergar mais claramente a realidade da empresa, o que gera um direcionamento para o planejamento futuro da entidade e para tomadas de decisões mais assertivas. Com um planejamento bem feito, baseado em um histórico e perspectivas externas, é possível traças metas mais assertivas a serem alcançadas, o que nos traz de volta ao passo 1, gerando um ciclo.

Um ponto importante é que nenhum indicador pode ser analisado sozinho e que não existe um indicador certo ou errado, nem mesmo um número mágico que garanta uma saúde financeira para toda empresa. Logo, o objetivo deste texto não é gerar uma fórmula mágica, mas sim alguns insights para melhor controle financeiro da sua companhia.

O acompanhamento dos indicadores

Para acompanhar os indicadores devem ser realizadas reuniões mensais com os responsáveis pela área para discutir os números. É essencial lembrar que cada indicador carrega um motivo de ser e este deve ser analisado durante as reuniões. Por exemplo, um aumento no lucro líquido tem um motivo para ocorrer, o que causou este aumento? Este fato é proveniente de uma sazonalidade? Essas e outras analises devem ser feitas.

O acompanhamento deve ser feito por meio de reuniões formais, para o qual deve-se estabelecer um responsável por calcular e analisar estes indicadores previamente. Antes da reunião ser feita qualquer dúvida deve ser sanada com os responsáveis da área. As análises e acompanhamentos devem ser feitos de forma horizontal. A forma horizontal analisa o indicador no tempo. Uma dica é compará-lo com o mês anterior e com o mesmo mês do ano passado, para verificar uma possível sazonalidade. Quando um indicador é um percentual da receita, chamamos de análise vertical, assim é possível verificar qual percentual da receita está sendo usado para pagar cada tipo de gasto. Por exemplo, 35% dos gastos são variáveis, ou seja, não consigo diluí-los com o aumento de receita.

Além disso, não basta apenas calcular os indicadores mês a mês. É importante que seja traçado um plano financeiro a ser atingido. Quando não existe uma meta traçada é impossível saber se o objetivo foi alcançado ou não.

Dicas de ferramentas de apoio

Não é suficiente definir metas, acompanhar e analisar os indicadores se as providências a serem tomadas para sanar problemas ou para otimizar a empresa não forem tomadas. Uma ferramenta importantíssima que deve ser usada é o Plano de Ação. Os indicadores trazem consigo dicas do que está prejudicando a empresa ou do que está a impedindo de crescer. Sabendo ler bem esses indicadores e tomando as decisões corretas é necessário traçar planos bem claros, com atividades e responsáveis bem determinados. Esse plano deve ser traduzido em um Plano de Ação que é uma lista de atividades com responsável, data de início e de final prevista. Essa ferramenta deve ser acompanhada ao longo do tempo para verificar se as ações estão ou não sendo tomadas.

Logo, podemos concluir que os indicadores não são apenas números, mas uma representação do contexto empresarial, que devem vir de um planejamento prévio e tornar a tomada de decisão mais fácil e assertiva.

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